Layanan Surel atau eMail Resmi Kota Magelang

Layanan Surat Elektronik (Surel/eMail) Pemerintah Kota Magelang merupakan sebuah layanan yang disediakan oleh Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kota Magelang yang ditujukan bagi pegawai di lingkungang Pemerintah Kota Magelang.

Panduan pemanfaatan layanan Surat Elektronik (Surel/eMail) Pemerintah Kota Magelang ini berlaku untuk domain email berikut:

Pengenalan Surel Kota Magelang

Pengenalan singkat mengenai surat elektronik (surel/email) resmi Kota Magelang

Pengenalan Surel Kota Magelang

Surat Elektronik (Surel/eMail) Kota Magelang

Layanan Surat Elektronik dapat diakses melalui web pada alamat https://mail.magelangkota.go.id.

Untuk mengakses layanan tersebut dapat menggunakan beberapa metode akses diantaranya:

Untuk mengakses menggunakan aplikasi klien surel dapat menggunakan konfigurasi berikut.

Konfigurasi akses surel pada gawai maupun aplikasi klien surel :

Akun : alamat email lengkap (misal <nama_user>@pns.magelangkota.go.id)
Email Server : mail.magelangkota.go.id
Layanan POP3 : port 110 melalui TLS (direkomendasikan), atau port 995 dengan SSL.
Layanan IMAP : port 143 melalui TLS (direkomendasikan), atau port 993 dengan SSL.
Layanan SMTP : port 587 melalui TLS.

Pengenalan Surel Kota Magelang

Mendapatkan Akun Surel

-- to do --

Pengenalan Surel Kota Magelang

Bila Lupa Kata Sandi atau Password

  1. Melengkapi form permohonan reset kata sandi seperti gambar dibawah. File form dapat di download pada link berikut.

Template Permohonan Reset Email_001.png

2. Setelah form lengkap silahkan dikirimkan ke Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kota Magelang.

Pengenalan Surel Kota Magelang

Bila Ada Pergantian Jabatan pada Pemegang Akun Surel Kedinasan

-- to do --

Pengenalan Surel Kota Magelang

Penonaktifan Akun

Bila pemegang akun tidak lagi bekerja di Pemerintah Kota Magelang

-- to do --

Bila akun surel diretas

-- to do --

 

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Panduan menggunakan surel menggunakan aplikasi Roundcube yang dapat diakses melalui https://mail.magelangkota.go.id/mail/.

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Login

  1. Masuk ke halaman website https://mail.magelangkota.go.id

    Tampilan awal.png
  2. Masukkan username email dan password yang sudah didapat melalui surat edaran. Klik tombol login atau masuk

    tampilan log in.png
  3. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

    tampilan layar.png
Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Mengganti Password

  1. Pilih Settings atau Pengaturantampilan.png
  2. Pilih Passwordtampilan pasword.png
  3. Masukkan password lamaMasukkan password lamatampilan ubah pasword.png
  4. Masukkan password baru (minimal 8 karakter, harus berisi huruf kapital, simbol, dan angka)tampilan.png
  5. Ketikkan lagi password yang baruScreenshot_42.png
  6. Pilih save atau simpan

Screenshot_44.png

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Mengganti Bahasa

Bahasa Inggris menjadi Bahasa Indonesia 
  1.    Pilh Settings  

Screenshot_45.png

2. Pilih Preferences

Screenshot_46.png

3. Pilih User Interface

Screenshot_47.png

4. Pada Mail Options, bagian Language cari Indonesia (Bahasa Indonesia)

Screenshot_48.png

5. Pilih Indonesia (Bahasa Indonesia)

Screenshot_50.png

6. Klik Save 

Screenshot_51.png

Bahasa Indonesia Menjadi Bahasa Inggris
  1. Pilih PengaturanScreenshot_60.png

 2. Pilih Pilihan

Screenshot_53.png3. Pilih Antar Muka Pengguna

Screenshot_54.png

4. Pada Pilihan Utama, bagian Bahasa cari English

Screenshot_61.png

5.Pilih English 

Screenshot_63.png

6. Klik Simpan


Screenshot_59.png

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Membaca Email

Bahasa Indonesia 

1.Pada bagian E-mail pilih Kotak Masuk

Screenshot_64.png

2. Pilih email yang akan dibaca, klik dua kali pada email tersebut atau klik satu kali maka akan muncul pada halaman disebelah kanan

Screenshot_65.pngScreenshot_66.png

3.Jika ingin membalas email, maka pilih tombol balas pada bagian atas, seperti gambar dibawah ini.

Screenshot_67.png

4.Tulislah balasan emailnya, setelah itu klik send atau kirim

Screenshot_68.png

Bahasa Inggris 

  1. Pilih bagian Mail pilih InboxScreenshot_69.png
  2. Pilih email yang akan dibaca, klik dua kali pada email tersebut. Atau klik satu kali maka akan muncul pada halaman disebelah kanan

Screenshot_70.png

Screenshot_71.png

3.Jika ingin membalas email, maka pilih tombol reply atau balas pada bagian atas, seperti gambar dibawah ini.

Screenshot_74.png

4.Tulislah balasan emailnya, setelah itu klik send atau kirim

Screenshot_75.png

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Mengirim Email

Bahasa Indonesia
  1.     Klik Tulis Sebuah Pesan 

Screenshot_76.png

2. Tulis alamat email yang dituju (pada kolom Penerima)

Screenshot_77.png

Screenshot_78.png

3.Tulis judul email pada Judul (Tidak Wajib)

Screenshot_80.png

4. Setelah itu tulislah pesan, pada bagian dibawah ini Screenshot_81.png

5. Jika ingin mengirim file atau gambar maka pilih Sisipkan Sebuah Berkas seperti gambar di bawah ini

Screenshot_82.png

Screenshot_83.png

6.Pilih dokumen yang akan dikirim, pilih open atau tekan dua kali pada filenya. 

Screenshot_85.png

7.Klik tombol Kirim

Screenshot_86.png

8.Jika email sudah terkirim, maka akan ada di Terkirim (bagian E-Mail)

Bahasa Inggris 

1. Klik Compose

Screenshot_87.png

2. Tulis alamat email yang dituju (pada kolom To)

Screenshot_88.png

Screenshot_90.png

3.Tulis subject atau judul email pada Subject (Tidak Wajib)

Screenshot_91.png

4.  Setelah itu tulislah pesan pada bagian dibawah ini 

Screenshot_95.png

5. Jika ingin mengirim file atau gambar maka pilih Attach a file seperti gambar di bawah ini

Screenshot_96.png

Screenshot_97.png

6. Pilih dokumen yang akan dikirim, pilih open atau tekan dua kali pada filenya.

Screenshot_98.png

7. Klik tombol Send

Screenshot_99.png

8. Jika email sudah terkirim, maka akan ada di Sent (bagian Mail)

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Menghapus Email

 1. Klik email yang ingin dihapus 

Screenshot_100.png

2. Klik delete pada sisi kanan atas

    Screenshot_101.png

3. Pesan yang sudah dihapus bisa dilihat pada menu trash

Screenshot_102.png

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Menambah Kontak

      Klik Contacts (Daftar Kontak) di menu sebelah kiri

     Screenshot_103.png

      Akan muncul tampilan seperti gambar berikut

Screenshot_104.png

Pada bagian Groups (Grup) terdapat Global LDAP Address Book yang berisi alamat email seluruh PNS Kota Magelang yang sudah terdaftar

Grup Baru 
  1. Untuk menambah grup baru, klik ikon titik tiga disebelah kanan tulisan Groups (Grup)Screenshot_105.png
  2. Setelah muncul pilihan, klik Add group (Tambah Grup)

Screenshot_106.png

3. Masukan nama grup baru, kemudian klik Save (Simpan)

Screenshot_107.png

Jika pembuatan grup baru berhasil, maka hasilnya akan seperti gambar berikut

Screenshot_108.png

5. Klik ikon titik tiga seperti langkah pertama

6. Pilih Rename group (Ganti nama grup) sehingga muncul jendela seperti gambar dibawah

Screenshot_109.png

7. Ubah nama grup, kemudian klik Save (Simpan)

8. Jika ingin menghapus grup, ikuti langkah 4 dan 5 lalu klik Delete group (Hapus grup)

Screenshot_110.png

Setelah muncul jendela seperti gambar diatas klik Delete (Hapus)

Kontak Baru

Menambah kontak baru melalui Create (Buat)

  1. Klik grup yang diinginkan untuk menyimpan kontak baru
  2. Klik Create (Buat)Screenshot_111.png
  3. Setelah muncul tampilan seperti gambar berikut, isilah kolom-kolom sesuai dengan data kontak yang ingin ditambahkan.

   Screenshot_113.pngScreenshot_112.png

4. Jika ingin menambah kolom data baru klik Add field kemudian pilih nama data yang ingin ditambahkan. Misalnya 'Organization

Screenshot_114.png

Tampilannya akan menjadi seperti gambar dibawah ini

Screenshot_115.png

5. Apabila ingin menghapus kolom data yang tidak diperlukan, klik ikon seperti gambar berikut iniScreenshot_116.png

6. Setelah pengisian data selesai, klik tombol Save (Simpan)

Menambah kontak baru melalui Import (Impor)

  1. Klik grup yang diinginkan untuk menyimpan kontak baru
  2. Klik Import (Impor)

Screenshot_117.png

3. Setelah muncul jendela, pilih file yang ingin diimpor (format file harus csv)lalu klik Import (Impor)

Screenshot_118.png

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

Log Out

 Untuk keluar dari halaman website https://mail.magelangkota.go.id (opens new window) klik tombol Logout atau Keluar

Screenshot_119.pngScreenshot_120.pngScreenshot_120.png

            

Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube

LUPA PASWORD

           

       WARNING

       Jika anda lupa password, silakan bawa identitas diri anda ke Diskominsta untuk reset password email anda.

                               

Akses Layanan iMAP Menggunakan (Gawai/Smartphone)

Akses layanan menggunakan  Gawai atau Smartphone

Akses Layanan iMAP Menggunakan (Gawai/Smartphone)

Panduan Menggunakan HP (Android)


  1. Pilih menu  Pengaturan / Setting,  lalu klik  Accounts / Backup

    WhatsApp Image 2024-07-24 at 14.20.30.jpeg

2. Pilih   Atur Akun  /  Manage Account

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.19.20.jpeg

3. Pilih   Tambah Akun  /  Add Account 

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.13.37.jpeg

4. Pilih  Exchange

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.24.39.jpeg

5. Masukan  Email, kemudian klik  Next

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.26.22.jpeg

6. Masukkan Password lalu tekan Next

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.29.52.jpeg

7. Isi semua Kolom kosong sesuai dengan data yang dimiliki seperti contoh dibawah,  lalu Klik Next

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.29.52(1).jpeg

8. Klik   Done / Selesai

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.45.37.jpeg

Akses Layanan iMAP Menggunakan (Gawai/Smartphone)

Panduan Menggunakan HP (iPhone)

  1. Pilih menu  PengaturanSetting, lalu klik Mail

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.16.11.jpeg

2. Pilih  Accounts / Akun

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.16.11(1).jpeg

3. Pilih  add accounts / tambah akun

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.16.11(2).jpeg

4. Pilih  Lainnya

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.16.12.jpeg

5. Pilih add accounts Mail / tambah akun Mail

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.16.12(1).jpeg

6. Masukkan isi   Nama,  Email,  Kata Sandi,  Deskripsi   kemudian klik   Berikutnya

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.26.56.jpeg                       WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.28.07.jpeg

7. Isi semua  Data yang kosong seperti contoh di bawah , kemudian Klik Berikutnya

WhatsApp Image 2024-07-25 at 13.59.42.jpeg

8. Klik  Simpan

WhatsApp Image 2024-07-25 at 14.05.17.jpeg

Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

Mengakses layanan surel menggunakan aplikasi K-9 Mail

Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

Login

  1. Buka aplikasi K-9 Mail yang sudah di download di play store (opens new window), lalu buka aplikasi tersebut maka akan muncul  tampilan seperti gambar di bawah ini pilih   Mulai / Start

WhatsApp Image 2024-07-26 at 08.51.33.jpeg

2. Masukkan username  , lalu klik  Berikutnya / Next     

WhatsApp Image 2024-07-26 at 08.51.33(1).jpeg                            WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.10.29.jpeg

3.  Jika muncul tampilan seperti contoh dibawah, maka klik Berikutnya

 WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.10.32.jpeg

4. Sesuaikan isian  ( Kolom Protokol, Server, Keamanan, Porta, Autentikasi, Sertifikat Klien )   sesuai contoh dibawah, dan isi Nama Pengguna dan Kata Sandi  sesuai data masing-masing pengguna, kemudian klik  Next / Berikutnya.

WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.23.05.jpeg                            WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.23.06.jpeg

5.  Sesuaikan isian  ( Server, Keamanan, Porta, Autentifikas, Sertifikasi )  sesuai contoh dibawah, dan isi ( Nama Pengguna dan Kata Sandi )  sesuai Data masing-masing pengguna,  kemudian klik  Next / Berikutnya.

WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.47.00.jpeg

6. Berikutnya akan Muncul Tampilan seperti gambar dibawah (Kiri bawah), Kemudian sesuaikan kolom tersebut  sesuai contoh dibawah  ( Kanan Bawah ),  kemudian  klik  Next / Berikutnya.

WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.47.01.jpeg                       WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.47.01(1).jpeg

7. Berikutnya isi kolom dibawah sesuai dengan data anda dan isi kolom tanda tangan surel sesuai keinginan anda kemudian klik Next / Berikutnya.

WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.47.01(2).jpeg

8. Pilh  Frekuensi Pengecekan dan  Jumlah pesan yang akan di tampilkan sesuai keiginan anda,  kemudian klik Next / Berikutnya.

WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.47.02.jpeg

9. Pilih  Lewati  dan Selesai

WhatsApp Image 2024-07-26 at 09.47.14.jpeg

    Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

    Menu Pada K-9 Mail

    Pada K-9 Mail terdapat  MENU seperti gambar di bawah ini.


    WhatsApp Image 2024-07-26 at 11.27.00.jpeg

    Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

    Mengirim Email

     

    Klik gambar  PENA  di kiri bawah , kemudian anda dapat memulai mengirim Email.

     

    WhatsApp Image 2024-07-26 at 11.32.10.jpeg                               WhatsApp Image 2024-07-26 at 11.32.15.jpeg

    Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

    Membalas Email

    1. Pilih Menu Kotak Masuk 

    WhatsApp Image 2024-07-26 at 14.10.54.jpeg

     

     

     

    2. Pilih pesan yang akan di balas

    WhatsApp Image 2024-07-26 at 14.10.54(1).jpeg

     

     

     

    2. Klik simbol Titik 3  di sisi kanan seperti contoh di bawah, kemudian pilih Balas

    WhatsApp Image 2024-07-26 at 14.10.55.jpeg

     

     

     

    1. Tulis pesan balasan. Jika ingin melampirkan file maka tekan ( icon yang ada di dalam lingkaran Biru ). Lalu klik kirim (icon di dalam kotak merah)

    WhatsApp Image 2024-07-26 at 14.28.15.jpeg

    Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

    Menghapus Email

    Pilih pesan yang akan di hapus. Setelah itu pilih icon hapus email, seperti gambar di bawah ini.

     

    WhatsApp Image 2024-07-26 at 14.32.06.jpeg

    Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone)

    Lupa Password

    lupa pass.jpg

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    Konfigurasi

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    Login

       1. Masuk ke halaman website https://mail.magelangkota.go.id/SOGo/

     Screenshot_121.png

    2. Sebelum login, bahasa yang akan digunakan dapat diganti terlebih dahulu (tidak wajib) 

    Screenshot_122.png

    3. Masukkan Nama Pengguna dan Sandi, lalu tekan tombol masuk (tanda panah)

    Screenshot_125.png

    Jika menggunakan bahasa inggris, masukkan Username dan Password. Kemudian tekan tombol login (tanda panah)

    Screenshot_124.png

    4. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini 

    Screenshot_126.png

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Mengganti Password

       1. Pilih logo Preferences atau Preferensi

         Screenshot_127.png  Screenshot_129.png

    2. Pilih General lalu Password

    Screenshot_130.png

    Jika menggunakan Bahasa Indonesia, pilih Umum lalu Kata Sandi

    Screenshot_131.png

    3. Masukkan password lama, dan password baru (minimal 8 karakter, harus berisi huruf kapital, simbol, dan angka). Setelah itu   tekan Change atau Ubah

    Screenshot_132.png

    Screenshot_133.png

     

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Mengganti Bahasa

           Bahasa Inggris menjadi Bahasa Indonesia

             1. Pilih Preferences

    Screenshot_127.png2. Pilih General lalu General lagi

        Screenshot_134.png

    3. Pada bagian Language pilih Bahasa Indonesia

    Screenshot_135.png

    Screenshot_136.png

    4. Maka akan muncul pop up, warning untuk menyimpan preferensi dan memuat ulang halaman. Pilih YES

    Screenshot_137.png

     

    Bahasa Indonesia Menjadi Bahasa Inggris

    1.Pilih Preferensi

    Screenshot_140.png 

    2. Pilih Umum lalu Umum lagi   

    Screenshot_141.png

    3. Pada bagian  Bahasa pilih English

    Screenshot_142.png

    Screenshot_143.png

    4. Maka akan muncul pop up, peringatan untuk menyimpan preferensi dan memuat ulang halaman. Pilih YA

    Screenshot_144.png

     

     

     

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Membaca Email

       1. Apabila tampilan Sogo belum seperti gambar dibawah ini 

       Screenshot_145.png

    Silahkan klik ikon ✉️ yang ada di sisi kanan atas

    Screenshot_146.png

    2. Klik dua kali pada email yang ingin dibaca 

    Screenshot_147.png

    Akan muncul sebuah tampilan seperti gambar berikut

    Screenshot_148.png

    Keterangan:

    Untuk menandai email sebagai pesan berbintang klik ikon berikut ini 

    Screenshot_149.png

    Untuk membalas email klik ikon berikut ini 

    Screenshot_151.png

    Untuk meneruskan email untuk dikirimkan kembali, klik ikon berikut ini 

    Screenshot_152.png

    Untuk menghapus email klik ikon berikut ini 

    Screenshot_153.png

     

     

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Mengirim Email

     1. Klik ikon dipojok kanan bawah seperti gambar yang berada didalam kotak berwarna merah 

    Screenshot_154.png

    2. Klik ikon seperti yang ditunjuk oleh panah berwarna merah

    Screenshot_157.png

    Akan muncul sebuah tampilan seperti gambar berikut 

    Screenshot_158.png

    3. Tulis alamat email yang dituju (pada kolom To)

    Screenshot_159.png

    4. Tulis subject atau judul email pada Subject (Tidak Wajib)

    Screenshot_160.png

    5. Setelah itu tulislah pesan yang ingin dikriim pada bagian dibawah ini 

    Screenshot_161.png

    6. Jika ingin melampirkan file atau gambar maka pilih ikon dipojok kanan bawah seperti gambar berikut ini

    Screenshot_162.png

    7. Pilih dokumen yang akan dikirim, pilih open atau tekan dua kali pada filenya. 

    Screenshot_166.png

    8. Klik ikon seperti pada kotak berwarna merah untuk mengirimkan email

    Screenshot_167.png

    9 . Jika email sudah terkirim, maka akan ada di dalam menu Sent

    Screenshot_168.png

     

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Menambah Kontak

       Untuk masuk ke menu kontak, klik ikon seperti yang ditunjuk oleh panah 

       Screenshot_169.png

     Akan muncul tampilan seperti gambar berikut 

      Screenshot_170.png

    Global Address Book berisi alamat email seluruh PNS Kota Magelang yang sudah terdaftar.

    Address Book Baru

    1. Untuk menambah grup baru, klik tanda + disebelah kanan tulisan Address Books
    2. Tuliskan nama address book baru pada jendela yang muncul 

    Screenshot_173.png

    3. Klik Ok

       Jika address book baru berhasil dibuat, maka hasilnya akan seperti gambar berikut 

        Screenshot_174.png

    4. Apabila ingin mengganti nama address book, klik tanda titik tiga seperti gambar dibawah ini

       Screenshot_175.png

    5. Pilih Rename kemudian ganti nama address book

    Screenshot_177.png

    Penggantian nama address book juga bisa dilakukan dengan klik dua kali pada nama address book

    6. Jika ingin menghapus address book, ikuti langkah 4 lalu pilih Delete

    Screenshot_178.png

    Kontak Baru

    1. Untuk menambah kontak email baru klik ikon + yang ada pada sisi kanan bawah

    Screenshot_179.png

    2. Klik ikon yang ada didalam kotak merah

    Screenshot_181.png

    3.Setelah muncul tampilan seperti gambar berikut, isilah formulir sesuai dengan data kontak yang ingin ditambahkan.

    Screenshot_182.png

    4. Setelah pengisian data selesai, klik tombol ikon simpan yang ada di kanan atas

    Screenshot_183.png

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Menambahkan Tugas/ Task Pada Kalender

     1. Pilih pada icon Kalender

    Screenshot_184.png

    2. Pilih Buat sebuah tugas baru atau Create a new task

    Screenshot_185.png     Screenshot_186.png

    3. Isi data yang ada di formulir. 

    Screenshot_188.png

    4. Setelah itu dapat memilih untuk Show an alert atau Send an email. Lalu tekan Save untuk menyimpan.

    Screenshot_189.png

     

    5.Hasilnya muncul seperti dibawah ini

    Screenshot_190.png

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    #Logout

    Untuk keluar dari halaman website https://mail.magelangkota.go.id/SOGo (opens new window) klik tombol Disconnect atau Putus Sambungan

    Screenshot_191.png

    Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware

    # Lupa Password

        WARNING

         Jika anda lupa password, silakan bawa identitas diri anda ke Diskominsta untuk reset password email anda.