Pedoman Replikasi Portal Satu Data Kota Magelang (DataGO)

Inovasi DataGO telah berjalan sejak 2014 dan mendapatkan apresiasi, award dan respon positif dari berbagai pihak. Oleh karenanya Pemerintah Kota Magelang melalui Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik membuka kesempatan seluas-luasnya untuk replikasi DataGO demi mendorong perwujudan Satu Data Indonesia. Pedoman replikasi inovasi DataGO ini berisikan metode dan langkah-langkah teknis dalam mereplikasi inovasi DataGO. Oleh karena itu, pedoman ini menjadi sangat penting bagi para pihak yang akan melakukan replikasi inovasi.

PENDAHULUAN
TUJUAN
RUANG LINGKUP
PRINSIP PELAKSANAAN REPLIKASI DATAGO
REPLIKASI DATAGO
TAHAPAN REPLIKASI DATAGO
KETENTUAN KHUSUS BAGI REPLIKATOR INOVASI DATAGO MODEL KERJA SAMA DAN ATAU FASILITASI
PENUTUP

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Data merupakan komponen penting dalam perumusan suatu kebijakan dan perencanaan pembangunan di suatu negara. Dalam tataran global, eksistensi data menjadi suatu hal pokok yang semakin gencar diupayakan ketersediaannya oleh berbagai pihak khususnya oleh Pemerintah dalam rangka implementasi open government. Isu global yang kemudian menjadi strategis adalah inisiasi konsep open data (data terbuka) di berbagai lini. Melalui data terbuka diharapkan tercipta suatu evidence-based policy dalam tata laksana pembangunan yang berkelanjutan.

Dalam perkembangannya, kebutuhan data daerah mengalami dinamika yang cukup signifikan. Dinamisnya perkembangan data menuntut adanya strategi yang dapat memenuhi kebutuhan daerah secara efektif dan efisien. Data terbuka dapat menjadi sebuah pendekatan yang efektif untuk pengelolaan data yang lebih cerdas dalam mendorong pembangunan berkelanjutan melalui keterlibatan publik. Data terbuka juga bernilai dalam meningkatkan pertumbuhan ekonomi dan penciptaan lapangan kerja, meningkatkan efisiensi dan cakupan pelayanan publik, meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi warga serta memfasilitasi pembagian informasi yang lebih baik di dalam pemerintahan (World Bank, 2015: 8).

Dalam kaitannya dengan smart city maka peran data terbuka merupakan salah satu indikator utama dalam komponen smart governance. Smart Governance memberikan perubahan dalam proses tata kelola, koordinasi dan proses perencanaan dengan partisipasi publik. Keterbukaan data pemerintah dapat merangsang skema partisipasi dan kerjasama antara pemerintah, pemain bisnis, peneliti, masyarakat sipil dan otoritas lokal lainnya yang inovatif berdasarkan penggunaan kembali informasi publik yang dapat menghasilkan nilai sosial dan ekonomi daerah dengan lebih nyata. Data terbuka juga memiliki dimensi etis yang penting yang terkait dengan tanggung jawab peneliti kepada publik, penyedia data pribadi, dan rekan peneliti lainnya (Science International 2015: 5). Pada skala yang lebih luas, implementasi data terbuka termasuk di dalamnya tata kelola statistik sektoral pemerintah yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) juga berperan dalam mendukung terciptanya pembangunan yang berkelanjutan. Dalam penelitiannya di Botswana dan Nigeria, Shangodoyin dan Lasisi (2011) menunjukkan bahwa tidak ada pembangunan nasional yang berarti dapat terjadi tanpa pemberdayaan sistem statistik nasional. Dikemukakan dalam riset tersebut bahwa informasi statistik memiliki fungsi dalam mendorong arah, pertumbuhan dan perkembangan sebuah bangsa (Shangodoyin dan Lasisi, 2011: 135).

Sebagai badan publik dan institusi pelaksana pembangunan di daerah, Pemerintah Kota Magelang telah membentuk inovasi Data Kota Magelang Open (DataGO) yang merupakan inovasi tata kelola pemerintahan khususnya dalam manajemen statistik sektoral agar terwujud satu data Kota Magelang yang berkualitas. Pelayanan akses informasi publik dalam format data terbuka dapat memberikan dampak positif seperti pada peningkatan kontrol kegiatan pemerintahan, dukungan referensi penelitian, pengembangan layanan digital dan sebagainya. Implementasi satu data juga merupakan bentuk aktualisasi komitmen Pemerintah Kota Magelang terhadap keterbukaan informasi dan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui akses data yang lebih baik. Dengan keterbukaan data, masyarakat dapat berpartisipasi konstruktif dalam memberikan input

terhadap perumusan kebijakan di Kota Magelang. Eksistensi data yang terkompilasi dalam portal juga secara internal bermanfaat bagi Pemerintah Kota Magelang sebagai referensi perumusan kebijakan dan perencanaan pembangunan.

TUJUAN

1. Terwujudnya pengembangan inovasi tata kelola pemerintahan dan pelayanan publik khususnya dalam urusan statistik

2. Terwujudnya transfer dan knowledge sharing inovasi DataGO

3. Tercapainya penyelenggaraan good governance dan meningkatkan kepuasan masyarakat

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup replikasi DataGO mencakup:

1. Proses administratif pelaksanaan kerja sama replikasi.

2. Proses teknis replikasi DataGO

3. Proses monitoring dan evaluasi replikasi DataGO

PRINSIP PELAKSANAAN REPLIKASI DATAGO

Pelaksanaan replikasi DataGO tidak hanya berhubungan dengan metode dan teknis pelaksanaan semata, namun juga terkait dengan prinsip-prinsip replikasi. Berikut ini adalah prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam melakukan replikasi inovasi DataGO.

Prinsip Jujur, dimaksudkan bahwa replikasi inovasi DataGO adalah mengadopsi inovasi yang sudah dikembangkan oleh pihak lain, oleh sebab itu prinsip kejujuran dari pihak yang mengadopsi untuk mengakui bahwa inovasi yang dikembangkan pada instansinya adalah mengadopsi dari instansi atau pihak lain. Sebagai cermin dari kejujuran tersebut maka pihak yang mengadopsi paling tidak meminta izin terlebih dahulu kepada instansi asal inovasi, serta tidak menghilangkan identitas asal inovasi.
Prinsip Kesesuaian dengan Kebutuhan, dimaksudkan bahwa inovasi yang direplikasi dari instansi asal inovasi sesuai dengan kebutuhan instansi penerima.
Prinsip Efisien, dimaksudkan replikasi inovasi ini dapat menghemat sumber-sumber baik sumber daya manusia, tenaga, waktu dan keuangan, jika suatu inovasi dikembangkan sendiri oleh instansi atau pihak penerima maka banyak sumber daya yang akan dibutuhkan.
Prinsip Memberi Nilai Tambah, artinya inovasi yang direplikasi oleh instansi atau pihak yang mereplikasi diharapkan akan dapat dikembangkan sesuai dengan konteks dimana inovasi tersebut direplikasi, artinya dalam proses adopsi terdapat pengembangan- pengembangan pada aspek-aspek tertentu, sehingga inovasi yang diadopsi tidak persis sama dengan inovasi di instansi asal, mungkin yang sama adalah prinsip-prinsipnya saja.
Prinsip Sinergitas, artinya perwujudan Satu Data Indonesia akan sulit dicapai apabila tidak didukung oleh sinergi dan ketersediaan statistik sektoral di semua wilayah, sehingga replikasi dapat dimanfaatkan sebagai salah satu strategi dan upaya bersama untuk mewujudkan Satu Data Indonesia.

REPLIKASI DATAGO

AKTOR REPLIKASI

Proses replikasi inovasi melibatkan sedikitnya 1 aktor hingga 3 aktor yaitu:

1. Instansi Asal (Original Organization); adalah instansi pemerintah tempat inovasi dibangun dan dikembangkan serta telah sukses diterapkan.

2. Instansi Penerima (Adopting Organization) atau Instansi Replikator; adalah instansi pemerintah yang melakukan adaptasi praktik inovasi yang telah sukses diterapkan pada instansi asal.

3. Instansi Fasilitator (Intermediary Organization); adalah instansi pemerintah yang menjadi mediator atau fasilitator transfer pengetahuan inovasi di antara instansi asal dengan instansi penerima.

MODEL REPLIKASI

Berdasarkan 3 aktor tersebut proses replikasi inovasi dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) Model yakni:

1) Model Mandiri

a. Persiapan

· Identifikasi masalah

· Mengenali inovasi, kebaruan, dan kompatabilitas

· Mempersiapkan sumber daya pendukung replikasi

b. Rencana dan Pengembangan

· Membuat rencana aksi replikasi

· Membuat tim pelaksanan dan penanggung jawab

· Penguatan kapasitas tim replikator

· Pengembangan model inovasi yang direplikasi

· Metode replikasi

c. Replikasi

· Melaksanakan rencana aksi replikasi

· Monitoring replikasi

d. Evaluasi

· Evaluasi replikasi inovasi

· Mengukur kemanfaatan dan dampak replikasi

Replikasi inovasi dilakukan secara mandiri oleh instansi penerima (adopting organization). Proses replikasi secara mandiri dapat dilaksanakan oleh instansi penerima melalui berbagai metode, antara lain:

(a) penggalian informasi inovasi dari berbagai buku dokumentasi inovasi,

(b) penggalian informasi inovasi dari website,

2) Model Kerja Sama

a. Persiapan

· Identifikasi masalah

· Mengenali inovasi, kebaruan, dan kompatabilitas

· Mempersiapkan sumber daya pendukung replikasi

· Kesepakatan kerja sama

b. Rencana dan Pengembangan

· Membuat rencana aksi replikasi

· Membuat tim pelaksanan dan penanggung jawab

· Penguatan kapasitas tim replikator

· Pengembangan model inovasi yang direplikasi

· Metode replikasi

c. Replikasi

· Melaksanakan rencana aksi replikasi

· Monitoring replikasi

d. Evaluasi

· Evaluasi replikasi inovasi

· Mengukur kemanfaatan dan dampak replikasi

Replikasi inovasi secara kerja sama dilakukan dengan membuat kerjasama antara instansi asal dengan instansi penerima. Proses replikasi secara kerja sama dapat dilaksanakan melalui beberapa metode, antara lain:

(a) bantuan pendampingan instansi asal kepada instansi penerima,

(b) pemagangan instansi penerima kepada instansi asal,

yang memungkinkan.

3) Model Fasilitasi

a. Difusi Inovasi

· Pendokumentasian inovasi (latar belakang, proses termasuk kendala dan solusi setiap tahap, faktor keberhasilan dan dampak)

· Pemodelan inovasi

· Bursa inovasi dan model inovasi (Forum Replikasi Inovasi)

b. Persiapan

· Identifikasi masalah

· Mengenali inovasi, kebaruan, dan kompatabilitas

· Mempersiapkan sumber daya pendukung replikasi

· Kesepakatan kerja sama

c. Rencana dan Pengembangan

· Membuat rencana aksi replikasi

· Membuat tim pelaksanan dan penanggung jawab

· Penguatan kapasitas tim replikator

· Pengembangan model inovasi yang direplikasi

· Metode replikasi

d. Replikasi

· Melaksanakan rencana aksi replikasi

· Monitoring replikasi

e. Evaluasi

· Evaluasi replikasi inovasi

· Mengukur kemanfaatan dan dampak replikasi

Replikasi dilakukan melalui kerja sama antara 3 pihak yakni instansi asal, instansi penerima dan difasilitasi oleh pihak ketiga yakni fasilitator. Proses replikasi secara kerja sama dapat dilaksanakan melalui sebuah acara seperti Forum Replikasi Inovasi. Forum Replikasi Inovasi diselenggarakan oleh instansi fasilitator dengan mempertemukan antara instansi asal dan penerima dalam sebuah acara transfer pengetahuan dan pengalaman melakukan inovasi. Terdapat beberapa metode dalam mengadakan forum replikasi seperti;

(a) seminar inovasi,

(b) coaching clinic antara instansi asal dengan penerima dengan instansi fasilitator,

TAHAPAN REPLIKASI DATAGO

Ketiga model tersebut secara umum memiliki 4 tahapan serupa yang diperlukan dalam pelaksanaan replikasi inovasi, yakni:

1) Tahap Persiapan

Tahap persiapan merupakan proses mengenali karakteristik instansi penerima (replikator) dan menilai kompatabilitas inovasi. Tahap persiapan terdiri dari beberapa kegiatan yakni:

a. Mengidentifikasi permasalahan yang dialami instansi penerima

Perlu dikenali terlebih dahulu permasalahan mendasar yang dialami organisasi, baik menyangkut aspek pelayanan, SDM, kelembagaan organisasi maupun tata kelola (manajemen) pemerintahan. Hal ini perlu dilakukan sebelum memilih inovasi yang tepat untuk direplikasi sesuai dengan permasalahan organisasi.

b. Mengenali inovasi

Setelah ditemukan permasalahan organisasi maka langkah selanjutnya adalah mengenali atau menggali informasi yang akan direplikasi. Pada kegiatan ini dilakukan pemilihan satu atau beberapa inovasi yang akan direplikasi. Kegiatan ini juga menilai aspek kebaruan inovasi yang akan diadaptasi dan kecocokan karakteristik antara instansi asal dan penerima. Karakteristik tersebut bisa berupa bentuk kelembagaan organisasi, kondisi sumberdaya manusia, anggaran, dan lain sebagainya.

c. Mempersiapkan sumber daya

Setelah memilih dan menilai inovasi yang akan direplikasi, maka langkah selanjutnya adalah mempersiapkan sumber daya pendukung replikasi inovasi. Sumber daya tersebut mencakup sumber daya manusia, anggaran, dan yang sangat menentukan adalah komitmen pimpinan organisasi.

d. Kesepakatan kerjasama

Tahap ini dilaksanakan pada model replikasi inovasi mandiri dengan kerjasama dan fasilitasi. Kesepakatan antara instansi asal dengan instansi penerima pada model kerjasama dan kesepakatan 3 pihak dalam model fasilitasi. Bentuk kesepakatan tersebut bisa berupa MoU atau berbagai bentuk perjanjian kerjasama lainnya.

2) Tahap Perencanaan dan Pengembangan Kapasitas

Pada tahap ini instansi penerima (replikator) melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut:

a. Pembentukan Tim Pelaksana Replikasi Inovasi

Tim Pelaksana Replikasi Inovasi merupakan sebuah tim yang bertanggung jawab atas kelancaran proses replikasi inovasi. Tim ini dapat dibentuk oleh Kepala Daerah atau Kepala Organisasi Perangkat Daerah. Tim Replikasi Inovasi bertugas melaksanakan tahap Persiapan hingga tahap Evaluasi Replikasi Inovasi. Selain itu tim ini juga bertugas untuk berhubungan dengan instansi asal dan fasilitator jika menggunakan model kerjasama atau fasilitasi.

b. Pembuatan Rencana Aksi Replikasi Inovasi

Penyusunan rencana aksi replikasi inovasi diperlukan guna memandu implementasi replikasi inovasi yang akan dilaksanakan. Isi rencana aksi replikasi inovasi merupakan serangkaian kegiatan guna mewujudkan inovasi. Pada tiap-tiap kegiatan dijelaskan mengenai; (1) apa kegiatannya, (2) siapa pelaksananya, (3) kapan dilaksanakan kegiatannya, (4) apa outputnya, (5) bagaimana metode pelaksanaan kegiatan, dan (6) berapa biayanya.

c. Penguatan kapasitas tim Pelaksana Replikasi Inovasi

Segera setelah penetapan tim dan rencana aksi replikasi inovasi dilaksanakan, maka dilakukan penguatan kapasitas tim. Penguatan kapasitas dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan terkait teknis pengelolaan inovasi yang akan direplikasi. Pelatihan juga dapat dilakukan guna menguatkan konsep dan cara berfikir inovatif.

d. Pengembangan Model Inovasi yang direplikasi

Pengembangan Model merupakan langkah yang dilakukan guna menyesuaikan inovasi yang akan direplikasi dengan kondisi dan permasalahan yang dihadapi organisasi. Pengembangan model juga dapat diartikan bahwa instansi penerima membuat sebuah model atau kerangka implementasi inovasi dari beberapa inovasi serupa yang direplikasi.

e. Penentuan Model dan Metode Replikasi

Penentuan metode replikasi merupakan salah satu kunci sukses dalam mereplikasi inovasi. Instansi penerima (replikator) dapat memilih satu atau lebih model dan metode replikasi seperti yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya.

3) Tahap Replikasi

Tahap Replikasi merupakan implementasi dari inovasi yang telah melalui tahap persiapan, perencanaan dan pengembangan kapasitas. Selain itu juga telah dibuat tim pelaksana dan rencana aksi inovasinya.

a. Pelaksanaan Rencana Aksi

Kegiatan ini merupakan implementasi sepenuhnya rencana aksi replikasi inovasi oleh tim pelaksana replikasi inovasi. Inovasi yang diadaptasi telah sepenuhnya dilaksanakan pada kegiatan ini.

b. Monitoring Replikasi

Kegiatan ini berbentuk pengawasan rutin atau secara berkala oleh Tim Pelaksana Replikasi Inovasi atau atasan tim. Kegiatan monitoring replikasi bertujuan untuk memantau keberhasilan tiap-tiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya dalam rencana aksi.

4) Tahap Evaluasi

Tahap Evaluasi adalah akhir dari tahapan replikasi inovasi. Pada tahap ini. Tim Pelaksana Replikasi Inovasi melakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap implementasi inovasi hasil replikasi dalam jangka waktu yang cukup panjang (misal: 1 atau 2 tahun). Selain itu. Tim Replikasi Inovasi perlu melakukan pengukuran atas manfaat dan dampak yang ditimbulkan selama pelaksanaan inovasi.

KETENTUAN KHUSUS BAGI REPLIKATOR INOVASI DATAGO MODEL KERJA SAMA DAN ATAU FASILITASI

Kerja sama diawali dengan penandatanganan Nota Kesepakatan antara Walikota Magelang dengan Kepala Daerah replikator, yang diikuti dengan penandatanganan Perjanjian Kerja Sama antara Kepala Dinas Kominfo dan Statistik Kota Magelang dengan Kepala Perangkat Daerah replikator.
Replikator wajib menyediakan anggaran untuk mempersiapkan kebutuhan sumber daya manusia, fasilitas infrastruktur dan administrasi yang diperlukan untuk instalasi, pengembangan dan implementasi DataGO termasuk untuk memfasilitasi dan sarana pendukung narasumber/pendamping dalam rangka melakukan instalasi dan sosialisasi program aplikasi yang akan diimplementasikan.
Replikator wajib mempersiapkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi substansi sistem aplikasi yang akan diimplementasikan, karena Walidata Kota Magelang hanya memberikan fasilitas sampai dengan instalasi saja.
Replikator wajib menggunakan hasil pelaksanaan kerja sama replikasi DataGO hanya untuk pelaksanaan urusan Pemerintahan dengan penuh tanggung jawab dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Replikator dilarang mengalihkan, mempublikasikan, mengkoreksikan objek perjanjian kerja sama dan hasil pelaksanaan perjanjian kerja sama replikasi DataGO kepada pihak lain tanpa seizin Walidata Kota Magelang.
Replikator dilarang mengkomersialisasi hasil replikasi DataGO.
Replikator dilarang untuk menawarkan replikasi ulang kepada pihak lain atas output hasil replikasi DataGO.
Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) atas setiap pemanfaatan dan hasil pengembangan sistem aplikasi DataGO dimiliki oleh Pemerintah Kota Magelang berdasarkan Sertifikat Hak Kekayaan Intelektual dari Kementerian Hukum dan HAM No. EC00202180161 tanggal 16 Desember 2021
Replikator wajib mencantumkan logo DataGO pada halaman muka/halaman utama hasil replikasi, serta mencantumkan keterangan tautan ke https://datago.magelangkota.go.id.
Biaya yang timbul sebagai akibat dilaksanakannya replikasi DataGO dibebankan kepada anggaran pendapatan dan belanja replikator
Replikator wajib menjaga kerahasiaan seluruh data dan informasi yang berkaitan dengan objek perjanjian kerja sama dan ruang lingkup perjanjian kerja sama replikasi DataGO baik sebagian maupun keseluruhan kepada pihak yang tidak terlibat.
Walidata Kota Magelang berhak menunjuk personil/narasumber untuk memberikan pendampingan kepada replikator dalam melakukan instalasi program aplikasi DataGO yang akan diimplementasikan.
Walidata Kota Magelang berhak memperoleh fasilitas dan sarana pendukung sebagai narasumber/pendamping untuk membantu dalam melakukan instalasi dan sosialisasi program aplikasi DataGO yang akan diimplementasikan.
Replikator berhak memperoleh source code DataGO dan akses informasi yang terdapat pada direktori portal data terbuka DataGO yang dibuat oleh Walidata Kota Magelang.
Replikator berhak memperoleh informasi dari Walidata Kota Magelang tentang kebutuhan infrastruktur, prasarana dan sarana sumber daya manusia yang diperlukan untuk instalasi, implementasi dan/atau pengembangan aplikasi DataGO.
Replikator berhak memperoleh pendampingan dalam rangka transfer knowledge.
Replikator berhak mengubah dan memodifikasi nama aplikasi sesuai dengan kekhasan daerah.

PENUTUP

Pedoman replikasi DataGO diharapkan dapat menjadi acuan bagi replikator dalam mengadopsi atau mengadaptasi inovasi DataGO, baik dilakukan secara mandiri, kerjasama dan fasilitasi. Ketentuan lain-lain yang belum dijelaskan dalam pedoman ini dapat dikonsultasikan kepada Walidata Kota Magelang, Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik.