TAHAPAN REPLIKASI DATAGO

Ketiga model tersebut secara umum memiliki 4 tahapan serupa yang diperlukan dalam pelaksanaan replikasi inovasi, yakni:

1)    Tahap Persiapan

Tahap persiapan merupakan proses mengenali karakteristik instansi penerima (replikator) dan menilai kompatabilitas inovasi. Tahap persiapan terdiri dari beberapa kegiatan yakni:

a.  Mengidentifikasi permasalahan  yang  dialami  instansi penerima

Perlu dikenali terlebih dahulu permasalahan mendasar yang dialami organisasi, baik menyangkut aspek pelayanan, SDM, kelembagaan organisasi maupun tata kelola (manajemen) pemerintahan. Hal ini perlu dilakukan sebelum memilih inovasi yang tepat untuk direplikasi sesuai dengan permasalahan organisasi.

b.  Mengenali inovasi

Setelah ditemukan permasalahan organisasi maka langkah selanjutnya adalah mengenali atau menggali informasi yang akan direplikasi. Pada kegiatan ini dilakukan pemilihan satu atau beberapa inovasi yang akan direplikasi. Kegiatan ini juga menilai aspek kebaruan inovasi yang akan diadaptasi dan kecocokan karakteristik antara instansi asal dan penerima. Karakteristik tersebut bisa berupa bentuk kelembagaan organisasi, kondisi sumberdaya manusia, anggaran, dan lain sebagainya.

c.  Mempersiapkan sumber daya

Setelah memilih dan menilai inovasi yang akan direplikasi, maka langkah selanjutnya adalah mempersiapkan sumber daya pendukung replikasi inovasi. Sumber daya tersebut mencakup sumber daya manusia, anggaran, dan yang sangat menentukan adalah komitmen pimpinan organisasi.

d. Kesepakatan kerjasama

Tahap ini dilaksanakan pada model replikasi inovasi mandiri dengan kerjasama dan fasilitasi. Kesepakatan antara instansi asal dengan instansi penerima pada model kerjasama dan kesepakatan 3 pihak dalam model fasilitasi. Bentuk kesepakatan tersebut bisa berupa MoU atau berbagai bentuk perjanjian kerjasama lainnya. 

2)    Tahap Perencanaan dan Pengembangan Kapasitas

Pada tahap ini instansi penerima (replikator) melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut:

a.  Pembentukan Tim Pelaksana Replikasi Inovasi

Tim Pelaksana Replikasi Inovasi merupakan sebuah tim yang bertanggung jawab atas kelancaran proses replikasi inovasi. Tim ini dapat dibentuk oleh Kepala Daerah atau Kepala Organisasi Perangkat Daerah. Tim Replikasi Inovasi bertugas melaksanakan tahap Persiapan hingga tahap Evaluasi Replikasi Inovasi. Selain itu tim ini juga bertugas untuk berhubungan dengan instansi asal dan fasilitator jika menggunakan model kerjasama atau fasilitasi.

b. Pembuatan Rencana Aksi Replikasi Inovasi

Penyusunan rencana aksi replikasi inovasi diperlukan guna memandu implementasi replikasi inovasi yang akan dilaksanakan. Isi rencana aksi replikasi inovasi merupakan serangkaian kegiatan guna mewujudkan inovasi. Pada tiap-tiap kegiatan dijelaskan mengenai; (1) apa kegiatannya, (2) siapa pelaksananya, (3) kapan dilaksanakan kegiatannya, (4) apa outputnya, (5) bagaimana metode pelaksanaan kegiatan, dan (6) berapa biayanya.

c.  Penguatan kapasitas tim Pelaksana Replikasi Inovasi

Segera setelah penetapan tim dan rencana aksi replikasi inovasi dilaksanakan, maka dilakukan penguatan kapasitas tim. Penguatan kapasitas dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan terkait teknis pengelolaan inovasi yang akan direplikasi. Pelatihan juga dapat dilakukan guna menguatkan konsep dan cara berfikir inovatif.

d. Pengembangan Model Inovasi yang direplikasi

Pengembangan Model merupakan langkah yang dilakukan guna menyesuaikan inovasi yang akan direplikasi dengan kondisi dan permasalahan yang dihadapi organisasi. Pengembangan model juga dapat diartikan bahwa instansi penerima membuat sebuah model atau kerangka implementasi inovasi dari beberapa inovasi serupa yang direplikasi.

e. Penentuan Model dan Metode Replikasi

Penentuan metode replikasi merupakan salah satu kunci sukses dalam mereplikasi inovasi. Instansi penerima (replikator) dapat memilih satu atau lebih model dan metode replikasi seperti yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya.

3)    Tahap Replikasi

Tahap Replikasi merupakan implementasi dari inovasi yang telah melalui tahap persiapan, perencanaan dan pengembangan kapasitas. Selain itu juga telah dibuat tim pelaksana dan rencana aksi inovasinya.

a. Pelaksanaan Rencana Aksi

Kegiatan ini merupakan implementasi sepenuhnya rencana aksi replikasi inovasi oleh tim pelaksana replikasi inovasi. Inovasi yang diadaptasi telah sepenuhnya dilaksanakan pada kegiatan ini.

b. Monitoring Replikasi

Kegiatan ini berbentuk pengawasan rutin atau secara berkala oleh Tim Pelaksana Replikasi Inovasi atau atasan tim. Kegiatan monitoring replikasi bertujuan untuk memantau keberhasilan tiap-tiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya dalam rencana aksi.

4)    Tahap Evaluasi

Tahap Evaluasi adalah akhir dari tahapan replikasi inovasi. Pada tahap ini. Tim Pelaksana Replikasi Inovasi melakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap implementasi inovasi hasil replikasi dalam jangka waktu yang cukup panjang (misal: 1 atau 2 tahun). Selain itu. Tim Replikasi Inovasi perlu melakukan pengukuran atas manfaat dan dampak yang ditimbulkan selama pelaksanaan inovasi.